Metadata is goed doorzoekbaar en bruikbaar voor chatbots en voicebots
Tegenwoordig weet een CRM-systeem precies wanneer een deal rond is, welke klanten potentieel interessant zijn en waar een verkoper zijn aandacht op moet richten. Zo’n systeem is geweldig in het verwerken van informatie die netjes in vooraf bepaalde vakjes en categorieën past (gestructureerde gegevens).
Helaas bevatten de meeste contracten, presentaties en documenten veel ongestructureerde informatie. Een CRM kan bijvoorbeeld wel een lijst geven van LPG-tankstations in Nederland, maar het begrijpt niet de details v.w.b. taken en verantwoordelijkheden van een pomphouder die in een overeenkomst verborgen zitten. Een emailsysteem kan sorteren op urgentie, maar ziet niet het belang van omzetcijfers in een verslag.
Hoe kan deze ongestructureerde informatie omgezet worden in bruikbare inzichten die direct beschikbaar zijn voor chatbots en voicebots? Dat kan door belangrijke informatie als metadata op te slaan, zodat het doorzoekbaar, vindbaar en bruikbaar wordt t.b.v. leadgeneratie, service, support, interne werkprocessen en strategieën.
AI wordt steeds belangrijker en metadata vormt de basis voor een slimmer en efficiënter bedrijf. AI voicebots en chatbots zijn niet alleen nuttig voor externe communicatie. Als personeel intern kan praten of typen met een AI dan helpt de snelheid en kwaliteit van informatievoorziening. En het is mogelijk om een AI-bot middels een API te verbinden met een CRM, het potentieel is enorm.
Wat is metadata?
Metadata kun je vergelijken met een label op een archiefkast: het vertelt je wat erin zit, zodat je niet alle lades hoeft te openen. Metadata gaat verder dan alleen de basisgegevens, zoals de aanmaakdatum, auteur of bestandstype. Het bevat ook zoekwoorden, categorieën, inkoop, verkoop, en andere contextuele gegevens die ervoor zorgen dat content makkelijk te vinden, beheren en gebruiken is.
Problemen met handmatige metadata
Bedrijven beginnen in te zien hoe belangrijk metadata is, maar het handmatig aanbrengen brengt uitdagingen met zich mee:
- Kosten: Het handmatig toekennen van metadata kost veel tijd en haalt medewerkers weg bij andere taken.
- Inconsistentie: Mensen zijn verschillend én maken fouten. Verschillende medewerkers kunnen dezelfde documenten op verschillende manieren labelen, wat leidt tot verwarring en onbetrouwbare metadata.
- Tag-moeheid: De groei van data is overweldigend, medewerkers haken af en stoppen met handmatig labelen.
- Opschalingsproblemen: Wat werkt voor een paar documenten, is niet haalbaar bij duizenden of miljoenen bestanden.
Het is daarom niet gek dat bedrijven zich meestal beperken tot investeren in gedetailleerde metadata voor de allerbelangrijkste documenten. Hierdoor blijft een enorme hoeveelheid potentieel waardevolle informatie onvindbaar. Gemiste kans!
Het gevolg? Werknemers verliezen tijd met zoeken naar informatie, managers nemen beslissingen zonder volledig inzicht te hebben in alle informatie, HR-medewerkers hebben moeite om inzicht te krijgen en overzicht te behouden m.b.t. alle persoonlijke data. AI-bots voor personeelszaken is ook een geweldige optie.
De oplossing: metadata automatiseren met AI
AI heeft de manier waarop metadata kan worden aangemaakt totaal veranderd.
AI kan metadata automatisch invullen, waardoor ongestructureerde data net zo doorzoekbaar en bruikbaar wordt als gestructureerde databases. Bedrijven kunnen daardoor automatisch documenten classificeren, belangrijke informatie eruit halen, gevoelige content identificeren en een slimme structuur aanbrengen, zonder dat hier mensenhanden aan te pas komen.
De voordelen hiervan kunnen enorm zijn:
- Betrouwbaarheid van informatie: AI kan fouten en tegenstrijdigheden in metadata herkennen en corrigeren.
- Automatische classificatie: AI kan documenten lezen en begrijpen, zoekwoorden en belangrijke informatie herkennen en organiseren.
- Slimmere zoekresultaten: Werknemers kunnen eenvoudiger vinden wat ze nodig hebben door middel van natuurlijke zoekopdrachten.
Hoe AI-metagegevens bedrijven helpt
Voorbeelden van sectoren waar AI-gestuurde metadata grote voordelen oplevert:
- Financiële dienstverlening: AI kan betalingsvoorwaarden, factuurbedragen en leveranciersgegevens uit financiële documenten halen en automatisch registreren.
- HR-afdelingen: AI kan personeelsdocumenten ordenen, waardoor gegevens over werknemers veilig en efficiënt beheerd worden.
- Zorginstellingen: AI kan patiëntendossiers classificeren en gevoelige gezondheidsinformatie beschermen.
- Productiebedrijven: AI kan technische documentatie en kwaliteitsrapporten overzichtelijk maken.
De toekomst van metadata samen met AI-voicebots en chatbots
Enorme hoeveelheden ongestructureerde data kunnen worden gestructureerd m.b.v. AI. Door deze data slim in te zetten, kunnen bedrijven niet alleen intern efficiënter werken en risico’s verlagen maar ook extern de kwaliteit verhogen bij leadgeneratie, service en support. Concurrentievoordelen behalen is een bijzonder genoegen.
